Was ist Total Cost of Ownership (TCO)?

Total Cost of Ownership (Gesamtbetriebskosten) beschreibt die Kosten, die der Einkauf über die gesamte Lebensdauer einer Entscheidung tatsächlich trägt. Der Ausgangspunkt ist der angebotene Preis, doch dabei bleibt es nicht. Hinzu kommen die Kosten für Nutzung, Wartung, Reparatur, Support, Verlängerung, Ersatz oder Ausstieg aus dem Produkt, der Anlage oder der Dienstleistung.

Im Einkauf ist TCO deshalb wichtig, weil Lieferanten nicht immer dieselben Kosten an derselben Stelle ausweisen. Ein Wartungsvertrag kann Teile und Arbeit enthalten. Ein anderer bepreist nur die präventiven Besuche und berechnet Reparaturen separat. Ein Technologieangebot kann Implementierung und Support einschließen. Ein anderes weist diese Kosten in einem Bestellformular, einem Nachtrag oder einer späteren Änderungsanforderung aus.

Die praktische Aufgabe besteht darin, die Angebote vergleichbar zu machen. Wenn ein Lieferant Kosten einschließt und ein anderer sie ausklammert, muss der Vergleich die fehlenden Kosten wieder einrechnen. Wenn eine Gebühr jährlich steigt, reicht Jahr 1 allein nicht aus. Wenn ein Wirtschaftsgut mit zunehmendem Alter teurer in der Wartung wird, gehört die Alterskurve in die Analyse.

Trennen Sie Preis von Kosten. Die angebotene Gebühr ist das, was auf der ersten Seite steht. TCO ist das, was das Unternehmen zahlt, wenn Ausschlüsse, Nutzung, Reparatur, Ausfallzeiten, Support, Verbrauchsmaterial, interner Aufwand und Ausstiegsklauseln berücksichtigt sind.

Arbeiten Sie mit den Fakten des Einkaufs. Ein TCO-Modell sollte den tatsächlichen Fuhrpark, das Nutzungsmuster, die Servicehistorie, die Mengen und die Betriebsbedingungen des Einkäufers verwenden. Eine pauschale Annahme kann die Rechnung sauber aussehen lassen und trotzdem den Grund übersehen, warum das Geschäft teuer ist.

Legen Sie die Berechnung offen. TCO ist nur dann nützlich, wenn das Team sie nachvollziehen kann. Jede Kostenzeile sollte ihre Einheit, ihren Zeitraum und ihre Quelle im Dokumentensatz angeben: pro Anlage oder pro Fuhrpark, monatlich oder jährlich, einmalig oder wiederkehrend.

Für ein arbeitendes Einkaufsteam ändert TCO die Frage von „Welcher Lieferant hat den niedrigsten Preis?“ zu „Welche Option verursacht die niedrigsten Kosten und die geringste kommerzielle Überraschung über den Zeitraum, den wir damit leben werden?“