Gebruiken inkoopteams al AI?

Ja — maar zelden via een formeel inkoopprogramma. Volgens de Microsoft Work Trend Index 2024 gebruikt 75 % van de kenniswerkers al AI, brengt 78 % van deze AI-gebruikers eigen AI-tools mee naar het werk en heeft slechts 39 % een bedrijfsinterne AI-training gevolgd. Voor de inkoop weegt dit patroon extra zwaar, omdat het werk documentintensief en beslissingsgericht is.

Een category manager kan een leveranciersofferte in een openbaar beschikbare tool plakken. Een inkoper kan vóór een vergadering om een contractsamenvatting vragen. Een analist kan uit een spend-extract een risicotabel laten opstellen. Geen van deze handelingen vereist dat er eerst een centraal programma bestaat.

De vraag is niet óf AI het team al heeft bereikt. Dat is waarschijnlijk al het geval. De vraag is of het team heeft afgesproken wat als acceptabel gebruik geldt, welke gegevens mogen worden ingevoerd en welke resultaten moeten worden gecontroleerd voordat ze een leveranciersbeslissing beïnvloeden.

BYOAI (Bring Your Own AI) leidt tot ongelijke werkwijzen. De ene medewerker gebruikt AI alleen voor het opstellen van e-mails. Een ander gebruikt het om offertes te rangschikken. Weer een ander vermijdt het volledig. Zonder een gedeelde methode krijgt het team verschillende niveaus van controle op vergelijkbaar werk.

Weinig formele training laat controlegaten achter. Als minder dan de helft van de kenniswerkers die AI gebruiken een bedrijfsinterne AI-training heeft gevolgd, moeten leidinggevenden ervan uitgaan dat een deel van het gebruik informeel plaatsvindt. Dat is geen reden om AI standaard te verbieden — het is een reden om duidelijke regels vast te stellen voor gegevensverwerking, broncontrole en uiteindelijke menselijke verantwoordelijkheid.

Inkoop heeft regels op taakniveau nodig. Een generiek AI-beleid volstaat niet voor een offertevergelijking, een leveranciersrisicoregister of het samenvoegen van een MRO-catalogus (onderhoud, reparatie en operatie). De nuttige vraag is concreet: voor deze taak — welke velden mag AI opstellen, welke velden moeten worden gecontroleerd en waar ligt de uiteindelijke beslissing? Zie voor de bredere set geteste taken AI-toepassingen in inkoop.