Was ist PO Price Variance (Bestellpreisabweichung)?

PO Price Variance (Bestellpreisabweichung) ist die Differenz zwischen dem Preis auf einer Bestellung und dem Preis, den der Einkäufer laut Vertrag hätte zahlen müssen. Die einfache Variante vergleicht den Stückpreis der Bestellung mit dem Stückpreis des Vertrags. Die belastbare Variante ist strenger: Sie prüft, ob die richtige Einheit, die richtige Lieferbedingung, der richtige Rabatt und die richtige Preisanpassungsregel angewendet wurden, bevor die Abweichung berechnet wurde.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Bestelldaten oft die Transaktionsnummer enthalten, nicht die Vertragslogik dahinter. Eine Bestellposition kann einen Kartonpreis zeigen, doch der Vertrag bepreist Kartons nach Kiste (Case). Ein Lieferant kann einen Preis frei Haus und einen anderen Ex Works (ab Werk) anbieten. Eine Großbestellung kann für einen Mengenrabatt qualifizieren, den die Rechnung nicht angewendet hat. Eine Quartalserhöhung kann für einen Lieferanten zulässig und für einen anderen nicht autorisiert sein.

Die Abweichung ist also nicht einfach „gezahlter Preis minus Tabellenpreis“. Sie ist „gezahlter Preis minus der vertraglich korrekte Preis für genau diese Position“.

Erst normalisieren, dann vergleichen. Einheiten müssen auf die gleiche Basis gebracht werden, bevor die Abweichung aussagekräftig ist. Wenn ein Preis pro Kiste und ein anderer pro Stück gilt, muss der Vergleich zuerst umrechnen.

Abweichung von Berechtigung trennen. Ein höherer Bestellpreis ist nicht automatisch ein Vertragsverstoß. Der Vertrag kann eine Indexanpassung, einen Frachtzuschlag oder eine Änderung bei Verlängerung erlauben. Die Prüfung muss die Position klassifizieren, nicht einfach rot markieren.

Die Prüfung in Maßnahmen übersetzen. Ein nützlicher Abweichungsbericht sagt dem Einkaufsteam, was zu beanstanden, was zurückzufordern und was vor der nächsten Verlängerung zu kennzeichnen ist. Eine lange Tabelle mit positiven und negativen Zahlen genügt nicht. Der Einkäufer braucht die Vertragsklausel hinter der Abweichung und die nächste Maßnahme, die sich daraus ergibt.

Für ein Einkaufsteam ist die Bestellpreisabweichung eine Kontrolle gegen Contract Leakage (Vertragsschwund). Sie zeigt, wo die Einkaufshistorie von dem Geschäft abgewichen ist, das das Unternehmen glaubte, abgeschlossen zu haben.